Pólitica de protección de datos Hábitat

Hábitat Adulto Mayor S.A., en adelante Hábitat, dando cumplimiento a lo establecido en la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y en el Decreto 1074 de 2015, adopta la presente Política de Protección de Datos Personales, con el propósito de proteger la información obtenida de sus accionistas, proveedores, empleados, usuarios, residentes, y cualquier otra persona natural que tenga contacto con Hábitat, para garantizar el ejercicio de sus derechos.

El objetivo del presente documento es establecer los procedimientos necesarios para el manejo de los datos de carácter personal contenidos en las bases de datos de Hábitat, ya sean digitales o físicas, las cuales serán inscritas en el Registro Nacional de Bases de Datos.

Hábitat garantiza los derechos de la privacidad, la intimidad, la honra y el buen nombre, en el tratamiento de los datos personales que recolecte, y en consecuencia todas sus actuaciones se regirán por los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, y seguridad.

Toda la información que haya sido suministrada por personas naturales, en desarrollo de las diferentes actividades que adelanta Hábitat, o la información obtenida a través de otras entidades vinculadas que comparten datos personales, se regirá bajo estos principios, y sus titulares podrán conocerla, actualizarla y rectificarla, de acuerdo con lo establecido en la presente política.

La Política de Protección de Datos de Hábitat se divulgará a todos sus empleados, se velará por la apropiación de la misma y se actualizará de acuerdo con cambios organizacionales, disposiciones legales u otros aspectos que puedan afectar lo aquí descrito. Así mismo, se publicará en todos los medios de contacto por los cuales Hábitat recolecta datos personales, garantizando que sus grupos de interés conozcan claramente los derechos que tienen con relación al tratamiento de su información.

En esta política se detalla la siguiente información:

1. Marco normativo. 2. Principios rectores del tratamiento de datos personales. 3. Consentimiento para el tratamiento de datos personales. 4. Ejercicio de los derechos sobre los datos personales. 5. Información que se recolecta y almacena de los accionistas, proveedores, empleados, usuarios, residentes y cualquier otra persona natural que tenga contacto con Hábitat. 6. Tratamiento de datos sensibles. 7. Finalidad con la que se hace tratamiento de la información personal de los

titulares. 8. Transmisión internacional de datos personales. 9. Entrega de información personal a proveedores de servicios. 10. Preferencias para el envío de información relacionada con Hábitat. 11. Vigencia para el tratamiento de los datos. 12. Modificaciones de la Política de Protección de Datos Personales.

Anexo: Definiciones.

1. Marco normativo

La Constitución Colombiana estableció en su art. 15 que “todas las personas tienen derecho a su intimidad personal y familiar y a su buen nombre, y el Estado debe respetarlos y hacerlos respetar. De igual modo, tienen derecho a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bancos de datos y en archivos de entidades públicas y privadas.

En la recolección, tratamiento y circulación de datos se respetarán la libertad y demás garantías consagradas en la Constitución.

La correspondencia y demás formas de comunicación privada son inviolables. Sólo pueden ser interceptadas o registradas mediante orden judicial, en los casos y con las formalidades que establezca la Ley”.

A partir de lo anterior, vía legislativa y jurisprudencial, se han establecido una serie de normas tendientes a garantizar el mencionado derecho de rango constitucional.

La presente política estará enmarcada dentro del artículo transcrito y la Ley Estatutaria de Protección de Datos Personales, 1581 de 2012, además de las definiciones y consideraciones realizadas jurisprudencialmente por la Corte Constitucional.

2. Principios rectores del tratamiento de datos personales

Dentro del compromiso legal y corporativo de Hábitat para garantizar la confidencialidad de la información personal de sus accionistas, inversionistas, proveedores, empleados, y cualquier otra persona natural que tenga contacto con Hábitat, se establecen como principios generales para el tratamiento de la información, en desarrollo de los establecidos en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1074 de 2015, los siguientes:

Principio de legalidad: No habrá tratamiento de información personal sin observar las reglas establecidas en la normatividad vigente.

Principio de finalidad: La incorporación de datos personales a las bases de datos físicas o digitales de Hábitat deberá obedecer a una finalidad legítima, la cual será oportunamente informada al titular en la cláusula de autorización para el tratamiento y en la presente política.

Principio de libertad: Hábitat únicamente realizará tratamiento de datos personales cuando cuente con la autorización para ello, en los términos del art. 3 literal a) de la Ley 1581 de 2012 y el Capítulo 25 del Decreto 1074 de 2015.

Principio de veracidad y calidad: Hábitat propenderá porque la información de las personas sea veraz y se encuentre actualizada, para lo cual dispondrá de medios eficientes para la actualización y rectificación de los datos personales. Igualmente, Hábitat se abstendrá de llevar a cabo el tratamiento de la información cuando existan dudas sobre la calidad o veracidad de la misma.

Principio de transparencia: Dentro de los mecanismos que se establezcan para el ejercicio de los derechos de los titulares de la información personal, se garantizará al titular y a sus causahabientes, así como a los terceros autorizados por este, el acceso a la información sobre datos personales que le conciernan.

Principio de acceso y circulación restringida: Hábitat se compromete a garantizar que la información personal únicamente podrá ser accedida por las

personas autorizadas, así mismo su circulación se limitará al ejercicio de las finalidades autorizadas por el titular.

Principio de seguridad: Hábitat adelantará todas las medidas técnicas, administrativas y humanas para garantizar que la información personal de los titulares, almacenada en bases de datos físicas o digitales, no sea tratada por personas no autorizadas.

3. Consentimiento para el tratamiento de datos personales

El consentimiento del titular de la información es un presupuesto para la legitimidad constitucional de los procesos de administración de datos personales, tratándose de un consentimiento calificado, ya que debe ser previo, esto es que la autorización debe ser suministrada en una etapa anterior al tratamiento; expreso, en la medida que debe ser inequívoco; e informado, toda vez que el titular no solo debe aceptar el tratamiento del dato, sino también tiene que estar plenamente consciente de los efectos de su autorización.

De acuerdo con lo señalado, para realizar el tratamiento de datos personales contenidos en bases de datos de Hábitat, se deberá contar con la autorización previa y expresa del titular de la información.

Para garantizar lo anterior, cuando a través de cualquier operación se incorporen datos de personas naturales a las bases de datos de Hábitat, se pondrá a disposición del tercero, una cláusula de autorización para el tratamiento de datos personales, la cual deberá contener como mínimo lo siguiente:

• El tratamiento al cual serán sometidos los datos personales y la finalidad del mismo.

• La indicación que señale que la respuesta a las preguntas es facultativa cuando se trate de autorización para el tratamiento de datos sensibles o de niños y adolescentes.

• La indicación del responsable del tratamiento de la información, así como su dirección física o electrónica.

• Los derechos que le asisten al titular de los datos personales.

Cuando no se cuente con la autorización previa y expresa del titular de la información, Hábitat deberá abstenerse de realizar tratamiento a la misma, con excepción de los siguientes eventos en los cuales no será necesaria la autorización:

• Llevar a cabo medidas necesarias para la ejecución de un contrato que se haya celebrado con el titular.

• Enviar información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.

• Realizar tratamiento de información autorizado por la Ley para fines históricos, estadísticos o científicos.

• Realizar tratamiento de datos de naturaleza pública, o aquellos relacionados con el registro civil de las personas.

4. Ejercicio de los derechos sobre los datos personales

Los titulares de la información podrán, en cualquier momento, ejercer los derechos consagrados en la Ley 1581 de 2012 de conocer, actualizar y rectificar sus datos personales, solicitar prueba de la autorización otorgada para el tratamiento, informarse sobre el uso que se ha dado a los datos, revocar la autorización, solicitar la supresión de sus datos cuando sea procedente y acceder en forma gratuita a los mismos. Para el ejercicio de los derechos, el titular de la información puede comunicarse al correo electrónico hramirez@habitatcondominio.com, o enviar un documento escrito a la dirección Calle 77 sur N° 50 A - 290, La Estrella, Antioquia.

En el caso de consultas, Hábitat dará respuesta en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Cuando el titular considere que su información debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando advierta el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes de Hábitat, podrá presentar un reclamo con la descripción de los hechos que dan lugar al mismo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

5. Información que se recolecta y almacena de los accionistas, proveedores, empleados, usuarios, residentes y cualquier otra persona natural que tenga contacto con Hábitat

Dependiendo de la relación que el titular tenga con Hábitat, la información que se recopila o almacena puede incluir lo siguiente:

• Datos generales tales como: nombres, apellidos, fecha de nacimiento, número y tipo de identificación, edad, estado civil, sexo, dirección, teléfono fijo, teléfono móvil, correo electrónico, comentarios, lugar de trabajo, cargo y nivel.

• Datos particulares según el tipo de vinculación con Hábitat: hoja de vida, información laboral, información académica, información financiera, nacionalidad, registros fotográficos, y todos los demás datos relacionados con la calidad de accionistas, empleados, proveedores, usuarios y residentes, según aplique.

• Datos sensibles: datos biométricos y registros fotográficos.

6. Tratamiento de datos sensibles

Hábitat no recolectará, incorporará, ni almacenará datos sensibles de las personas, a menos que exista una autorización previa del titular de la información.

Solo se solicitará la autorización mencionada cuando sea necesaria y proporcional para la ejecución de la relación con el titular, siempre y cuando la Ley exija o permita acceder a información sensible de este.

La autorización para el tratamiento de los datos sensibles se solicitará previa a la incorporación de los mismos, y en esta se señalará la finalidad para la cual se incorporan. Además, se precisará que la respuesta a las preguntas sobre datos sensibles es facultativa, y se indicarán los demás elementos descritos en la presente política para la obtención de la autorización para el tratamiento de la información.

No podrá realizarse tratamiento de datos sensibles para fines distintos de los autorizados por el titular.

El acceso, circulación y tratamiento de los datos sensibles será restringido y se limitará a lo expresamente autorizado por el titular y a lo estipulado en la Ley.

7. Finalidad con la que se hace tratamiento de la información personal de los titulares

Hábitat solo recolectará los datos que sean necesarios, pertinentes y no excesivos para los fines autorizados e informados al titular y aquellos señalados en la presente política, siempre que el tratamiento obedezca a un fin legítimo y sea proporcional de acuerdo con la relación sostenida con el titular.

• Tratamiento de datos personales de los accionistas

Los datos e información de las personas naturales que tengan la condición de accionistas de Hábitat, se considerará información reservada, pues la misma está registrada en los libros de comercio y está sujeta a una protección especial por disposición legal. No obstante, la información será revelada en los casos expresamente establecidos en la Ley o en los eventos en que se cuente con la autorización expresa del titular.

Las finalidades para las cuales serán utilizados los datos personales de los accionistas son las siguientes:

i. Permitir el ejercicio de los derechos derivados de la calidad de accionista, facilitando que estos puedan ejercer los derechos políticos y económicos establecidos en el Código de Comercio y en las demás normas aplicables a la materia;

ii. Enviar información de Hábitat, incluyendo invitaciones a eventos, boletines, informe anual, y aquellas comunicaciones relacionadas con las actividades que adelanta Hábitat;

iii. Emitir certificaciones relativas a la relación del titular del dato con Hábitat, tales como certificados de renta, de participación accionaria, entre otros;

iv. Compartir información con proveedores con los que Hábitat desarrolle actividades en cumplimiento de su objeto social, con las limitaciones y las reglas establecidas por Hábitat.

• Tratamiento de datos personales de los empleados

El tratamiento de los datos personales de los empleados de Hábitat, se sujetará a lo establecido en la presente política, y solo podrán ser utilizados en cumplimiento de la normatividad laboral vigente, para el correcto desarrollo de las obligaciones derivadas del contrato laboral celebrado entre las partes, o en los eventos en que se cuente con la autorización expresa del titular.

Las finalidades para las cuales serán utilizados los datos personales de los empleados son las siguientes:

i. Permitir el ejercicio de sus derechos como empleado, establecidos en el Código Sustantivo del Trabajo y en las demás normas aplicables a la materia;

ii. Enviar información de Hábitat, incluyendo invitaciones a eventos, boletines, informes, y aquellas comunicaciones relacionadas con las actividades que adelanta Hábitat;

iii. Emitir certificaciones relativas a su condición de empleado de Hábitat, tales como certificados de ingresos y retenciones, constancias laborales, entre otros;

iv. Compartir información con proveedores con los que Hábitat desarrolle actividades en cumplimiento de su objeto social, con las limitaciones y las reglas establecidas por Hábitat.

Los datos suministrados por los interesados en las vacantes de Hábitat y la información personal obtenida del proceso de selección, se limita a la relacionada

con su participación en el mismo; por tanto, su uso para fines diferentes está prohibido.

Los datos correspondientes a personas cuya relación laboral ha finalizado, se continuarán almacenando para los fines autorizados y bajo las mismas condiciones y niveles de seguridad.

• Tratamiento de datos personales de proveedores

Los datos personales de los proveedores que sean recolectados por Hábitat, serán utilizados con el fin de seleccionar, evaluar y ejecutar la relación contractual que pueda llegar a surgir entre las partes, buscando un mayor conocimiento del proveedor, un mejor manejo de la información para la toma de decisiones, transparencia en las relaciones, y efectividad y eficiencia en los procesos.

Las finalidades para las cuales serán utilizados los datos personales de los proveedores son las siguientes:

i. Garantizar el correcto cumplimiento y ejecución de la relación contractual;

ii. Enviar invitaciones a contratar y hacer seguimiento a las etapas precontractual, contractual y poscontractual;

iii. Analizar y evaluar la idoneidad y competencias de los empleados del proveedor, en los eventos en que por las características del contrato así se requiera;

iv. Enviar información de Hábitat, incluyendo invitaciones a eventos, boletines, informes, y aquellas comunicaciones relacionadas con las actividades que adelanta Hábitat;

v. Emitir certificaciones relativas a su condición de proveedor de Hábitat, tales como certificados de retención, cartas de recomendación, entre otros;

vi. Compartir información a otros proveedores con los que Hábitat desarrolle actividades en cumplimiento de su objeto social, con las limitaciones y las reglas establecidas por Hábitat.

• Tratamiento de datos personales de usuarios y residentes

Los datos personales de los usuarios y residentes que sean recolectados por Hábitat, serán utilizados con el fin de garantizar la adecuada ejecución de la relación contractual que surja entre las partes.

Las finalidades para las cuales serán utilizados los datos personales de los usuarios y residentes son las siguientes:

i. Prestar los servicios objeto de la relación contractual entre Hábitat y los usuarios y residentes;

ii. Enviar información de Hábitat, incluyendo invitaciones a eventos, boletines, informes, y aquellas comunicaciones relacionadas con las actividades que adelanta Hábitat;

iii. Emitir certificaciones relativas a la relación del titular del dato con Hábitat;

iv. Compartir los datos personales con entidades que presten servicios de salud y que brinden atención médica a los usuarios o residentes;

v. Compartir información con proveedores con los que Hábitat desarrolla actividades en cumplimiento de su objeto social, con las limitaciones y las reglas establecidas por Hábitat.

• Tratamiento de datos personales de cualquier persona natural que tenga contacto con Hábitat

La información recolectada de personas naturales que no se enmarquen en ninguna de las categorías mencionadas anteriormente, será protegida de acuerdo con lo establecido en la presente política, y su tratamiento comprende las siguientes finalidades:

i. Enviar información de Hábitat, incluyendo propuestas e información comercial de los servicios prestados por Hábitat, invitaciones a eventos, boletines, informes, y aquellas comunicaciones relacionadas con las actividades que adelanta Hábitat;

ii. Emitir certificaciones relativas a la relación del titular del dato con Hábitat;

iii. Compartir información con proveedores con los que Hábitat desarrolla actividades en cumplimiento de su objeto social, con las limitaciones y las reglas establecidas por Hábitat.

8. Transmisión internacional de datos personales

Con el propósito de brindar un mejor servicio y para ejecutar las finalidades descritas en esta política, los datos personales recolectados podrán ser transmitidos a servidores alojados en países extranjeros, en condiciones de seguridad que garantizarán el cumplimento de lo estipulado en la Ley 1581 de 2012 y en el Decreto 1074 de 2015.

9. Entrega de información personal a proveedores de servicios

Es posible que en el desarrollo de la relación que Hábitat sostenga con el titular de la información, esta deba ser entregada o compartida con proveedores para las finalidades autorizadas por el titular o las previstas en la Ley. Siempre que la información sea compartida con proveedores, Hábitat se asegurará de establecer unas condiciones que vinculen al proveedor a lo dispuesto en la presente política, de tal forma que la información personal se encuentre protegida, así mismo, se establecerán acuerdos de confidencialidad para el manejo de la información y obligaciones responsable-encargado cuando el tipo de entrega lo amerite. Para el efecto, Hábitat, en las relaciones comerciales y contractuales en donde se transmita información personal a un proveedor de servicios, podrá efectuar auditorías aleatorias preventivas para verificar que lo aquí establecido sea divulgado al interior de dichas compañías para la aplicación en todas sus dependencias y con sus contratistas.

En los casos en que Hábitat requiera entregar en todo o en parte las bases de datos de las cuales es responsable, deberá suscribir un contrato con el encargado del tratamiento en el que se estipularán las condiciones que se deberán llevar a cabo para la entrega de la información, las mismas deberán responder a criterios de seguridad que permitan mantener la adecuada custodia de los datos. Igualmente, el encargado del tratamiento deberá garantizar la confidencialidad en el manejo de la información y deberá comprometerse a utilizarla únicamente para los fines establecidos contractualmente, así mismo, deberá conocer sus obligaciones como encargado del tratamiento de acuerdo con lo establecido en la Ley.

10. Preferencias para el envío de información relacionada con Hábitat

Los titulares de la información personal podrán contactarse con Hábitat por los medios señalados para el ejercicio de los derechos que les asisten como titulares, con el fin de manifestar sus preferencias para el envío de información de Hábitat, sus actividades y los diferentes proyectos que realiza, igualmente podrán solicitar la cancelación del envío de esta información, sin perjuicio de que Hábitat pueda continuar enviando información que resulte necesaria para la ejecución de la relación contractual en los casos en que aplique. El objetivo es cumplir con la solicitud de cancelación efectuada por el titular dentro de un plazo razonable, sin embargo, en caso de que Hábitat haya compartido la información personal con anterioridad al recibo de la solicitud de cancelación, de acuerdo con la autorización otorgada previamente por el titular, no se podrá garantizar que este no vuelva a recibir la información descrita cuando la base de datos en que se almacene la información no sea responsabilidad de Hábitat.

11. Vigencia para el tratamiento de los datos

La información suministrada por los titulares, permanecerá almacenada por el término necesario para el cumplimiento de los fines para los cuales fue incorporada.

12. Modificaciones de la Política de Protección de Datos Personales

Hábitat se reserva el derecho de modificar la Política de Protección de Datos Personales con el fin de adaptarla a nuevos requerimientos de tipo legal, jurisprudencial, técnico, y en general, cuando sea necesario para prestar un mejor servicio.

La Gerencia General es la responsable de la actualización y divulgación de la Política de Protección de Datos Personales.

Por otra parte, cada una de las áreas de Hábitat que tenga acceso a datos personales de terceros deberá conocer la presente política y es responsable de garantizar el ejercicio de los derechos de los titulares con relación a su información.

El responsable del tratamiento de la información es Hábitat Adulto Mayor S.A., sociedad anónima, debidamente constituida conforme a las Leyes de la República de Colombia, con domicilio en La Estrella, Antioquia y sede principal ubicada en la Calle 77 sur N° 50 A - 290. Correo electrónico: hramirez@habitatcondominio.com.

Fecha última actualización: junio de 2016

Anexo: Definiciones

De acuerdo con lo establecido en la Ley 1581 de 2012, para efectos de establecer las políticas, procedimientos, estándares y otras consideraciones sobre el tratamiento de datos personales, se tendrán en cuenta las siguientes definiciones:

a) Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del titular para

llevar a cabo el tratamiento de datos personales.

b) Base de datos: conjunto organizado de datos personales que sea objeto de

tratamiento.

c) Dato personal: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una

o varias personas naturales determinadas o determinables.

Para todos los efectos previstos en la presente política, se deberá tener en cuenta la clasificación de los datos personales previstos en la Ley 1581 de 2012, Decreto 1074 de 2015 y la Sentencia C-748 de 2011.

• Dato público: Es el dato calificado como tal según los mandatos de la Ley o de la Constitución Política y todos aquellos que no sean semiprivados o privados, de conformidad con la Ley 1581 de 2012. Son públicos, entre otros, los datos contenidos en documentos públicos, sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidos a reserva y los relativos al estado civil de las personas.

• Dato semiprivado: Es semiprivado el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no solo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general, como el dato financiero y crediticio de actividad comercial o de servicios a que se refiere el Título IV de la Ley 1581 de 2012.

• Dato privado: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el titular.

• Dato sensible: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.

d) Encargado del tratamiento: persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.

e) Responsable del tratamiento: persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.

Para llevar a cabo el tratamiento de los datos personales, el responsable del tratamiento deberá desplegar todas las conductas que respondan al cumplimiento de los siguientes deberes, de acuerdo con lo establecido en la Ley estatutaria de protección de datos personales.

f) Titular: persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.

g) Tratamiento: cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.